Según un análisis de McKinsey, los trabajadores en Estados Unidos pasan el 28% de su jornada laboral leyendo y respondiendo a su correo electrónico.
En promedio, eso equivale a unas 2.6 horas y 120 mensajes al día para un profesional de tiempo completo.
Y en cada jornada, si es una herramienta fundamental en tu trabajo, éstos pueden acumularse en la bandeja de entrada o perderse, retrasando su seguimiento.
Así que surge la pregunta: ¿cómo hacerlo más eficiente y no perder tanto tiempo en ello?
Rahul Vohra, CEO y fundador de Superhuman, una aplicación de suscripción de correo electrónico muy popular en Silicon Valley, aconseja lo siguiente:
En opinión de Vohra, tienes que usar un correo electrónico que tenga atajos de teclado de primera clase.
En Gmail, por ejemplo, si activas los atajos de teclado en su configuración, puedes pulsar R para responder a un correo electrónico o F para reenviar, así como añadir copia a destinatarios pulsando ⌘/ctrl + shift + C.
En lugar de revisar la bandeja de entrada para hacer el seguimiento de un correo electrónico, comprueba si hay un recordatorio o un icono de repetición en el correo electrónico y úsalo.
La mayoría de los servicios tienen el icono con múltiples opciones, desde «más tarde hoy» o hasta «elegir una fecha y hora».
Según un estudio de IBM Research realizado con 345 personas, el uso de carpetas desperdicia unas 67 horas al año. ¡Las palabras clave son más eficientes y fáciles de buscar que las carpetas!
La búsqueda por palabras puede ahorrar más de una hora a la semana, excepto en ocasiones en las que se necesita vincular correos electrónicos dispares. En esos casos, etiquetar o agregarlo a una carpeta sí puede ser útil.
Si un correo es importante pero no puedes revisarlo de inmediato, no lo marques como «no leído» y archívalo en su lugar. ¡Ese es un buen comienzo para ahorrar tiempo!
«No importa cuántas cosas hayas leído o no, la única cuenta importante es cuántas cosas hay en tu bandeja de entrada», afirma Vohra.
Destina tiempo específico cada día, por ejemplo dos horas al final de la jornada o una hora en la mañana y otra en la tarde para revisar y poner la bandeja de entrada en cero.
Para aumentar tu productividad, revisa los correos electrónicos una o dos veces al día y ciérralo cuando no lo ocupes.
¡Revisar constantemente el correo sólo hace que te distraigas y pierdas el hilo del trabajo!
No dejes la ventana del correo electrónico siempre abierta y concéntrate en tus tareas diarias una por una: Concentrarse en una cosa es la clave para conseguir que se haga algo.